Datenschutzerklärung

Verantwortlich

Hauptfeuerwache Villach, Kasernengasse 3, A-9500 Villach.
Kontakt: kommando@feuerwehr-villach.at
Technische Umsetzung & Auftragsverarbeiter: IT-Solutions Stefan Regenfelder, Kasernengasse 1/9, A-9500 Villach.

Was wir speichern

• Pro Abstimmung: Titel, Beschreibung, Terminoptionen, Kategorie, Hinweise und die E-Mail des Erstellers (falls angegeben).
• Pro Teilnahme: angezeigter Name, optionale E-Mail-Adresse, Stimmen pro Terminoption, optionale Kommentare.
• Optionale Anhänge (PDF, Word, Bilder) zu einer Abstimmung — hochgeladen vom Organisator, sichtbar für alle Eingeladenen.
• Technische Metadaten: gehashte IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr (keine Klartext-IP wird gespeichert).
• Audit-Log über sicherheitsrelevante Aktionen (Anlegen, Finalisieren, Löschen) ohne Klartext-PII; max. 365 Tage.
• E-Mail-Versand-Warteschlange (NotificationJob): erfolgreich versendete Jobs werden nach 60 Tagen automatisch entfernt, fehlgeschlagene bleiben für manuelles Nachholen erhalten.
• Einladungs-Tokens (gehasht) für Mail-Einladungen — werden mit der Abstimmung gelöscht.

Anwesenheits-Datenbank (interne Verknüpfung)

Beim Login mit deinem Anwesenheitstool-Konto gleichen wir Benutzername + Passwort gegen die DSGVO-konforme interne Anwesenheits-DB der HFW Villach ab (read-only). Beim Voten kannst du dich optional aus der Mitgliederliste auswählen („Picker") — dadurch wird dein Eintrag mit der Mitglieds-ID verknüpft, was die spätere Übergabe in die Verleseliste erleichtert. Externe (Gäste) bleiben anonym ohne Verknüpfung.

Was wir nicht tun

• Wir geben keine E-Mail-Adressen öffentlich preis.
• Keine Weitergabe an Dritte ohne gesetzliche Verpflichtung.
• Keine Werbe-Cookies, kein Tracking, keine externen Analytics.

Speicherdauer / Löschung

Abgeschlossene Abstimmungen werden nach konfigurierter Frist (Standard 180 Tage) automatisch gelöscht. Der Organisator kann die Abstimmung jederzeit über den Bearbeitungs-Link löschen.

Rechte der betroffenen Personen

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Wende dich dafür an die Hauptfeuerwache Villach (siehe Impressum). Auf formellen Antrag wird der Eintrag samt Audit-Spuren physisch entfernt („Right-to-be-forgotten"); ohne Antrag erfolgt nur eine Soft-Löschung mit anonymisiertem Audit-Eintrag.

Hosting

Die Anwendung läuft auf europäischen Servern (Hidora, Schweiz/EU) und wird von IT-Solutions Stefan Regenfelder betrieben. Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS).