Datenschutzerklärung

Verantwortlich

Hauptfeuerwache Villach, Kasernengasse 3, A-9500 Villach.
Kontakt: kommando@feuerwehr-villach.at
Technische Umsetzung & Auftragsverarbeiter: IT-Solutions Stefan Regenfelder, Kasernengasse 1/9, A-9500 Villach.

Was wir speichern

Pro Abstimmung: Titel, Beschreibung, Terminoptionen, Kategorie, Hinweise und die E-Mail des Erstellers (falls angegeben).
Pro Teilnahme: angezeigter Name, optionale E-Mail-Adresse, Stimmen pro Terminoption, optionale Kommentare.
Optionale Anhänge (PDF, Word, Bilder) zu einer Abstimmung — hochgeladen vom Organisator, sichtbar für alle Eingeladenen.
Technische Metadaten: gehashte IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr (keine Klartext-IP wird gespeichert).
Audit-Log über sicherheitsrelevante Aktionen (Anlegen, Finalisieren, Löschen) ohne Klartext-PII; max. 365 Tage.
E-Mail-Versand-Warteschlange (NotificationJob): erfolgreich versendete Jobs werden nach 60 Tagen automatisch entfernt, fehlgeschlagene bleiben für manuelles Nachholen erhalten.
Einladungs-Tokens (gehasht) für Mail-Einladungen — werden mit der Abstimmung gelöscht.

Anwesenheits-Datenbank (interne Verknüpfung)

Beim Login mit deinem Anwesenheitstool-Konto gleichen wir Benutzername + Passwort gegen die DSGVO-konforme interne Anwesenheits-DB der HFW Villach ab (read-only). Beim Voten kannst du dich optional aus der Mitgliederliste auswählen („Picker") — dadurch wird dein Eintrag mit der Mitglieds-ID verknüpft, was die spätere Übergabe in die Verleseliste erleichtert. Persönlich eingeladene Mitglieder werden anhand ihrer Mitglieds-ID zugeordnet; externe Formulare sind davon getrennt.

Ausbildungskalender in Microsoft 365

Bei aktivierter Kalenderverbindung werden Titel, Beschreibung, Beginn, Ende, Ganztagsstatus, Ort und Absage des freigegebenen Termins zwischen dieser App und dem dafür eingerichteten HFW-Postfach in Microsoft 365 abgeglichen. Der Kalenderhaken ist unabhängig davon, ob eine Abstimmung möglich ist. Teilnahmeantworten, Mitgliederlisten, Telefonnummern und persönliche Änderungslinks sind nicht Bestandteil dieses Abgleichs.

Für die Zuordnung speichern wir Kalender- und Termin-IDs, Versionsstände, den gemeinsamen Vergleichsstand und gegebenenfalls einen Änderungskonflikt. Importierte Outlook-Termine werden nicht automatisch auf der Website veröffentlicht. Beschreibungen können Freitext enthalten; bitte keine unnötigen personenbezogenen Angaben eintragen.

Die Kalenderverbindung wird durch berechtigte Administratoren eingerichtet. Der geheime Client-Wert wird serverseitig verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt. Zugriffstoken werden nur vorübergehend im Arbeitsspeicher gehalten. Das Deaktivieren des Abgleichs löscht keine bereits vorhandenen Outlook-Einträge.

Öffentliche Anmeldungen und Umfragen

Für ausdrücklich öffentliche Formulare können externe Teilnehmer ihren Namen und ihre Feuerwehr frei angeben. Je nach Formular werden E-Mail und Antworten gespeichert. Einzelantworten sind nur für den Organisator und berechtigte Administratoren sichtbar. Ein persönlicher Änderungs-Link ermöglicht die Korrektur der eigenen Antwort; er darf nicht weitergegeben werden. Zur Erkennung doppelter Anmeldungen werden formularbezogene, geschützte Prüfsummen verwendet.

Bei anonymen Umfragen speichern wir weder Namen noch Kontaktdaten oder Mitgliedsnummern. Freitext kann trotzdem persönliche Angaben enthalten: Bitte keine solchen Angaben eintragen. Ein Änderungs-Link wird im eigenen Browser lokal gespeichert. Eine sichere Identitätsprüfung oder ein geräteübergreifender Ausschluss von Mehrfachantworten ist bei anonymer Teilnahme nicht möglich.

Neue Formularantworten werden nicht mit den bestehenden Anwesenheitsstatistiken vermischt. Archivieren oder Ausschließen ist keine endgültige Löschung. Für Auskunft oder Löschung wende dich bitte an die Hauptfeuerwache Villach; der Verantwortliche prüft den jeweiligen Aufbewahrungszweck.

Persönliche Mitglieder-Einladungen

Für einen internen Termin können berechtigte Organisatoren Mitglieder einzeln einladen. Dafür werden Mitglieds-ID, hinterlegte E-Mail-Adresse, Versand- und Ablaufstatus sowie eine geschützte Prüfsumme des persönlichen Links gespeichert. Ein technisch notwendiges HttpOnly-Cookie ermöglicht danach den Zugriff ohne Benutzerkonto. Der Zugang gilt nur für diesen Termin und höchstens sieben Tage nach Terminende; Organisatoren können ihn früher sperren.

Eingeladene sehen die eigene Rückmeldung und die Namen der Zusagenden, sofern der Organisator die Teilnehmernamen nicht verborgen hat. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und fremde Bemerkungen sind darüber nicht zugänglich. Bitte persönliche Links nicht weitergeben. Mit der endgültigen Löschung der Teilnahme werden zugehörige persönliche Gastzugänge und kopierte E-Mail-Adressen entfernt.

Was wir nicht tun

Wir geben keine E-Mail-Adressen öffentlich preis.
Keine Veröffentlichung von Teilnahmeantworten oder privaten Änderungslinks durch den Kalenderabgleich.
Keine Werbe-Cookies, kein Tracking, keine externen Analytics.

Speicherdauer / Löschung

Abgeschlossene Abstimmungen werden nach konfigurierter Frist (Standard 180 Tage) automatisch gelöscht. Der Organisator kann die Abstimmung jederzeit über den Bearbeitungs-Link löschen.

Rechte der betroffenen Personen

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Wende dich dafür an die Hauptfeuerwache Villach (siehe Impressum). Auf formellen Antrag wird der Eintrag samt Audit-Spuren physisch entfernt („Right-to-be-forgotten"); ohne Antrag erfolgt nur eine Soft-Löschung mit anonymisiertem Audit-Eintrag.

Hosting

Die Anwendung läuft auf einem von IT-Solutions verwalteten Hetzner-Server und wird von IT-Solutions Stefan Regenfelder betrieben. Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS).