Hilfe zur Terminabstimmung

Termine ohne Abstimmung und Jahresplanung

Unter „Termin anlegen“ kannst du auch Termine für das nächste Jahr erfassen. „Ohne Abstimmung“ ist zunächst angehakt: Der Termin steht in der Übersicht, eine Zu-/Absage ist noch nicht möglich. Sichtbarkeit und Zielgruppe bleiben unabhängig davon einstellbar.

Zur Freigabe unter „Verwalten → Termine“ den Termin bearbeiten, den Haken „Ohne Abstimmung“ entfernen und speichern. Danach öffnet „Abstimmung“ die Zu-/Absage für genau diesen Termin. Es entsteht kein zweiter Termin. Erneutes Anhaken schließt die Rückmeldung; Datum, Links und vorhandene Antworten bleiben erhalten. Das Speichern verschickt keine automatischen Einladungen.

Bestehende Einzeltermine mit vollständiger Uhrzeit oder Ganztagsdatum können in derselben Terminverwaltung weiterverwendet werden. Beim Speichern bleiben die bestehende Abstimmung und ihre Antworten erhalten. Mehrere offene Terminvorschläge müssen zuerst auf einen Veranstaltungstermin festgelegt werden. Bereits in die Anwesenheit übertragene Einträge werden nicht automatisch übernommen.

Ausbildungskalender und Office 365

Bei neuen Terminen ist „Im Ausbildungskalender eintragen“ vorausgewählt. Nach dem Speichern wird die Übertragung vorgemerkt. Erst der Status „Synchronisiert“ bestätigt den Abgleich mit Outlook. Ist die Verbindung nicht aktiv oder fehlen Berechtigungen, bleibt die Übertragung sichtbar ausständig.

Die Verbindung wird einmalig unter „Verwalten → Ausbildungskalender“ eingerichtet: Postfach, Tenant-ID, App-ID und geheimer Client-Wert. Der geheime Wert wird nicht wieder angezeigt. Nach Speichern und erfolgreichem Verbindungstest kann der Abgleich aktiviert werden. Neue Exchange-Berechtigungen können verzögert wirksam werden.

Termine aus dem Ausbildungskalender erscheinen ohne Abstimmung öffentlich in Liste und Kalender. „Outlook“ beziehungsweise „Termin-App“ kennzeichnet die Herkunft. Interne Outlook-Notizen und Teilnahmeantworten werden nicht öffentlich angezeigt. Auch bei einer späteren Abstimmungsfreigabe bleiben Outlook-Notizen intern; die öffentliche Abstimmungsbeschreibung wird separat gepflegt. Titel, interne Kalenderbeschreibung, Zeit, Ort und Absage werden in beide Richtungen abgeglichen; Antwortdaten und Web-Freigaben bleiben in der App.

Angemeldet kannst du einen Kalendertag mit der rechten Maustaste öffnen oder die Plus-Schaltfläche beim ausgewählten Tag verwenden. Wähle einen Termin mit oder ohne Abstimmung; das Datum ist vorausgefüllt und der Ausbildungskalender vorgemerkt. Beim bestehenden Termin öffnet „Abstimmung freigeben“ die Bearbeitung desselben Eintrags. Erst Speichern übernimmt die Änderung.

Gleichzeitige Änderungen am selben Inhalt erscheinen als Konflikt. Vergleiche App und Outlook und wähle den richtigen Stand; es wird nichts still überschrieben. Besprechungen mit Eingeladenen, Teams-Beschreibungen und Serienregeln bleiben bei Änderungen in Outlook. Das Ausschalten des Kalenderhakens löscht keinen Outlook-Termin; eine ausdrückliche Absage wird dagegen synchronisiert.

Liste, Kalender und Suche

Über der Terminübersicht zwischen „Liste“ und „Kalender“ wechseln. Die Auswahl bleibt auf deinem Gerät gespeichert. Kategorien, Zielgruppen und der Filter für fixe Termine gelten für beide Ansichten.

Die Themenreiter unterscheiden allgemeine Termine, verpflichtende Termine, Übungen/Ausbildung, Kameradschaft und Veranstaltungen/Events. „Verpflichtend“ ist unabhängig vom Thema: Eine Pflichtübung erscheint auch unter Übungen/Ausbildung. Der Statusfilter „Alle / Abstimmungen / Fixe Termine“ bleibt getrennt und lässt sich mit Thema, Zielgruppe und Kategorie kombinieren. „Filter zurücksetzen“ hebt alle Einschränkungen auf. Am Handy kannst du die Themenleiste seitlich verschieben.

Alle Termine stehen unabhängig von der Art gemeinsam nach Veranstaltungsdatum sortiert. Die Suche berücksichtigt Titel, Ort, Kategorie, Verantwortliche, Datum, Jahr und den Status „Ohne Abstimmung“. Einträge ohne Veranstaltungsdatum stehen unter „Datum folgt“; eine Antwortfrist wird nicht als Veranstaltungsdatum verwendet.

Im Kalender mit den Pfeilen den Monat wechseln oder mit „Heute“ zurückspringen. Auf dem Handy einen Tag antippen: Die Termine erscheinen darunter. „Details“ öffnet einen Termin ohne freigegebene Rückmeldung; „Abstimmung“ öffnet eine aktive Zu-/Absage oder Anmeldung. Offene Terminvorschläge sind ausdrücklich gekennzeichnet; bei fixierten Terminen erscheint nur das bestätigte Datum.

Monat und Jahr sind direkt auswählbar, auch für die Planung der nächsten zehn Jahre. Die KW-Spalte zeigt ISO-Kalenderwochen; am Jahreswechsel kann die Woche noch zum Vorjahr gehören. Österreichische Feiertage sind goldfarben, die Kärntner Tage Josefitag und Tag der Volksabstimmung blau markiert. Beim Antippen erscheinen der volle Name und die Einordnung. Die Kärntner Tage sind keine allgemeinen gesetzlichen Feiertage. Die Berechnung erfolgt jährlich automatisch, auch bei beweglichen Feiertagen. Diese Hinweise bleiben unabhängig von den Terminfiltern sichtbar und erzeugen keine Abstimmung oder zusätzlichen Outlook-Einträge.

Die Übersicht zeigt bei einer Unterkategorie nur deren Namen. Bei der Anmeldeliste sind zunächst nur die Antwortzahlen sichtbar. Antippen öffnet Namen und Filter. Bei mehreren Vorschlägen zählt „Ja“, wenn die Person mindestens einen Termin zugesagt hat, sonst „Vielleicht“ bei einer Vormerkung. „Nein“ bedeutet Absage aller angeführten Vorschläge; fehlende Antworten bleiben gesondert. Über „Rückmeldung zum Termin“ kannst du jeden Vorschlag einzeln prüfen. Bei fixierten Terminen zählt nur der bestätigte Termin. Anmelde- und Änderungszeitpunkte mit Datumsfiltern bleiben in der Verwaltung verfügbar.

Interner Termin mit zusätzlichen Personen

Wähle unter „Sichtbar für“ Führungskräfte oder Kommando. Unter „Weitere Mitglieder einladen“ kannst du aktive Mitglieder suchen und ergänzen, auch ohne Benutzerkonto. Sie erhalten eine persönliche Einladung an ihre hinterlegte Mitgliederadresse. Ihre Freigabe gilt nur für diesen Termin.

Der persönliche Mail-Link öffnet den Termin und die eigene Rückmeldung ohne Login. Die Namen der Zusagenden sind sichtbar, sofern „Teilnehmernamen verbergen“ nicht aktiviert ist. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und fremde Bemerkungen werden nicht angezeigt. Bitte den Link nicht weiterleiten. Nach einer Zusage folgt einmalig eine Bestätigungs-Mail.

Gastlinks gelten höchstens sieben Tage nach Terminende. Unter „Verwalten → Zielgruppe“ sperrst du einen Zugang durch Entfernen und Speichern. „Neuen Link senden“ macht den bisherigen Link ungültig. Fehlende E-Mail-Adressen werden mit Namen angezeigt; bitte im Anwesenheitstool ergänzen und danach „Ausstehende Einladungen senden“ wählen. Bereits bestätigter Versand wird beim normalen Speichern nicht wiederholt.

Anhänge des eingeladenen Termins kannst du direkt herunterladen. „In Kalender übernehmen“ lädt den jeweiligen Termin als Kalenderdatei. Wird der persönliche Zugang gesperrt, sind diese Downloads über den Gastlink nicht mehr verfügbar.

Bisherige persönliche Benutzerfreigaben bleiben unter „Bestehende Benutzerfreigaben“ erhalten und benötigen weiterhin den normalen Login. Für die neuen Gastlinks gibt es zunächst Einladung und Zusagebestätigung.

Kategorien und Übungslevel

Beim Erstellen eine vorhandene Kategorie nach Name oder Nummer suchen. Nur bei Übungen gibt es zusätzlich das optionale Level 1 bis 5. Verantwortlicher und Level erscheinen beim Termin; der Verantwortliche steht auch direkt in der Übersicht. Alte Termine behalten ihre Zuordnung. Nach Übernahme in die Anwesenheit ist die Kategorie hier gesperrt.

Die Übersicht zeigt ohne Anmeldung nur Mannschaftstermine. Geteilte Teilnehmerlinks öffnen jeweils genau einen Termin, einschließlich seiner Kalenderdateien und Anhänge. Namen und einzelne Rückmeldungen bleiben für anonyme Linkbesitzer verborgen. Teilnehmerdetails und Verwaltung erfordern weiterhin die passende Berechtigung; persönliche Gastlinks gelten nur für die eingeladene Person. Für Führungskräfte plus einzelne Gäste musst du den Termin deshalb nicht auf Mannschaft umstellen. Die separate Formularverwaltung für externe Anmeldungen und Umfragen bleibt unverändert.

Erinnerungen aufs Handy und per E-Mail

Bei einem fixierten Termin mit Beginnzeit erinnern wir rund vier Stunden vorher. Bei ganztägigen Terminen oder ohne Beginnzeit kommt die Erinnerung am Vortag um 18 Uhr. Eine E-Mail geht an Personen mit hinterlegter Adresse und „Ja“ oder „Vielleicht“ für diesen Termin. Wer für genau diesen Termin abgesagt hat, erhält keine Erinnerungs-Mail.

Push-Benachrichtigungen aktivierst du selbst beim Termin. Am iPhone und iPad die Seite zuerst über „Teilen → Zum Home-Bildschirm“ hinzufügen und in dieser App die Benachrichtigungen erlauben. „Deaktivieren“ gilt nur für diesen Termin; andere abonnierte Termine bleiben aktiv.

Ohne Internetverbindung können Rückmeldungen nicht gespeichert werden. Erscheint „Neue Version“, kannst du deine Eingaben erst fertigstellen und danach neu laden. Es erfolgt kein automatischer Seitenwechsel während der Eingabe.

Im Footer jeder Seite steht unter „Letztes Update“ der Zeitpunkt des letzten eingespielten Updates in österreichischer Ortszeit. Ein normaler Serverneustart ändert diesen Zeitpunkt nicht. Was sich geändert hat, findest du unter „Änderungen“.

Neu: Anmeldungen und Umfragen

Unter „Erstellen“ findest du „Termin anlegen“ für die Planung ohne Abstimmung und „HFW Terminausschreibung – intern“ für die Rückmeldung von HFW-Mitgliedern. Für externe Anmeldungen und freie Umfragen gibt es eigene Einträge. Deren Formularbaukasten bietet Vorschau, Pflichtfragen, Auswahlfelder, Text, Zahl und Datum.

„Öffentlich“ erlaubt auch Namen anderer Feuerwehren. „HFW-intern“ verlangt die Auswahl eines Mitglieds. „Anonym“ verzichtet bei Umfragen auf Namen und Kontaktfelder. Zugriff und Sichtbarkeit in der Übersicht werden getrennt eingestellt. Einzelantworten bleiben immer intern.

Über „Verwalten → Formulare“ findest du Antworten, Filter, Auswertung, CSV, PDF und QR-Code. Dort kannst du schließen, wieder öffnen, archivieren oder eine Vorlage kopieren. Nach der ersten Antwort sind die Fragen gesperrt. Teilnehmer erhalten nach dem Speichern einen persönlichen Änderungs-Link.

Eigene Umfragen bieten zusätzlich eine Bewertungsskala von 1 bis 5 oder 1 bis 10. Bei Mehrfachauswahl sind Mindest- und Höchstauswahl einstellbar; bei einer optionalen Frage bleibt vollständiges Überspringen erlaubt. Die Auswertung zeigt Balken mit Anzahl und Prozent, bei Bewertungen zusätzlich den Durchschnitt. Prozentwerte bei Mehrfachauswahl beziehen sich auf Personen und können zusammen mehr als 100 Prozent ergeben. Suche und Export berücksichtigen auch Antworttexte.

Für eine externe Umfrage unter „Grunddaten → Umfrageart“ Microsoft/Google Forms wählen und unter „Umfragelink“ den öffentlichen Antwortlink eintragen, keinen Bearbeitungslink. HFW-Link, Übersicht, QR-Code und E-Mail-Teilen bleiben verfügbar. „Per E-Mail teilen“ öffnet dein Mailprogramm; die App versendet dabei nicht automatisch Nachrichten. Zugriff auf die HFW-Seite und Zugriff beim Anbieter müssen getrennt eingestellt werden. Die externe Seite öffnet erst nach Antippen, ohne eingebettete Anbieter-Inhalte.

Bei externen Umfragen gibt es in der HFW-App keine Antwortdaten oder automatische Teilnahmekontrolle. Linkaufrufe gelten nicht als Antworten. Ergebnisse werden beim Anbieter ausgewertet. Schließen in der HFW-App entfernt den Öffnen-Button; einen bereits weitergegebenen Anbieter-Link musst du zusätzlich dort schließen. Es gibt keine automatische Synchronisierung und keine gezielten Erinnerungen an unbeantwortete externe Umfragen.

Als Organisator

1. „Erstellen → HFW Terminausschreibung – intern“ wählen. Melde dich dafür mit deinem Anwesenheitstool-Konto an. Für einen festen Termin ohne Rückmeldung wähle stattdessen „Termin anlegen“.
2. Schritt 1 – Grunddaten

   Titel, Kategorie und Beschreibung angeben. Bei Übungen ist zusätzlich das optionale Level verfügbar.

3. Schritt 2 – Terminoptionen

   Beliebig viele Datums-Vorschläge mit oder ohne Uhrzeit eintragen. Mehrere Optionen → über „+ Weitere Terminoption“.

4. Schritt 3 – Einstellungen & Veröffentlichen

   Verantwortlichen, Zielgruppe und Teilnahme festlegen. Deine E-Mail für den Bearbeitungs-Link ist optional. Ort, Treffpunkt, Ausrüstung und Kommentare bei Bedarf ergänzen, dann „Veröffentlichen“.

5. Link teilen — den öffentlichen Link bekommen die Teilnehmer. Den Bearbeitungs-Link behältst du selbst (per Mail oder kopieren). Damit kannst du den finalen Termin festlegen, exportieren oder die Abstimmung schließen.

   Im Reiter „Teilen“ gibt es auch einen QR-Code mit Vorschau. Wähle „HFW-Logo: Ja“ oder „Nein“. Mit Logo kannst du die Position „Unterhalb“, „Oberhalb“ oder „Mittig im QR-Code“ auswählen. Unter „Darstellung“ wählst du das vollständige Logo oder nur das Wappen. Ein optionaler Freitext mit bis zu 160 Zeichen und vier Zeilen steht unter dem Code und wird mit heruntergeladen. Vorschau und Download verwenden dieselbe Variante. Lade die PNG-Datei zum Verschicken oder Ausdrucken herunter. Der Code enthält den Teilnehmerlink. Dieselbe Auswahl findest du in der Formularverwaltung.

Als Teilnehmer

1. Link öffnen, den dir der Organisator geschickt hat.
2. Deinen Namen direkt im Abstimmungsformular eintragen (E-Mail optional).
3. Bei jedem Termin Ja, Vielleicht oder Nein wählen.
4. Speichern. Bei Ja-Stimmen kannst du den Termin direkt in deinen Kalender übernehmen („In Kalender speichern“).

In der Übersicht sind die Anmeldelisten zunächst zugeklappt; die Antwortzahlen bleiben sichtbar. Beim Öffnen stehen die Namen und Antworten am Handy untereinander. Bei mehreren Terminvorschlägen kannst du den gewünschten Termin wählen. In der Detailansicht stehen die berechtigten Teilnehmerinformationen direkt zur Verfügung.

Die Anmeldeliste zeigt neben jedem Namen die Rückmeldung zum angezeigten Termin. „Keine Antwort“ bedeutet nicht „Nein“. Anmelde- und Änderungszeitpunkte mit Zeitfiltern stehen in der Verwaltung, nicht in der kompakten Übersicht.

Am Handy ist „Teilnahme speichern“ unten erreichbar. Darüber siehst du, ob noch Angaben fehlen. Eine Bemerkung zu einem einzelnen Termin öffnest du bei Bedarf; der Gesamtkommentar bleibt optional. Erst die Bestätigung „Danke für deine Rückmeldung“ bedeutet, dass gespeichert wurde. Bei einem Fehler bleiben deine Angaben für einen neuen Versuch erhalten. Im persönlichen Einladungslink funktioniert die Auswahl genauso; dort heißt die Schaltfläche „Rückmeldung speichern“.

Die Namen stehen nach Ja, Vielleicht, Nein und danach ohne Antwort, innerhalb jeder Gruppe alphabetisch. Über „Antwort“ kannst du eine Gruppe oder alle anzeigen. Bei mehreren Terminvorschlägen gilt die Sortierung und der Filter für den ausgewählten Termin; am Computer heißt die Auswahl „Termin für Sortierung und Filter“. Die Summen bleiben die Gesamtzahlen aller Teilnehmer.

Nach dem Speichern erhältst du einen persönlichen Bearbeitungs-Link. Bewahre ihn auf, damit du deine Antworten später ändern kannst. Bei Mannschaftsterminen wird er zusätzlich per E-Mail zugestellt, wenn eine Adresse hinterlegt ist. Ohne Link kann nicht erneut unter demselben Namen abgestimmt werden.

Häufige Fragen